實用中文

吳連堂
正修科技大學通識教育中心專任教授兼主任秘書

伍純嫺
正修科技大學通識教育中心專任助理教授

金清海
正修科技大學通識教育中心專任助理教授

丁孝明
正修科技大學通識教育中心專任副教授

康維訓
正修科技大學通識教育中心專任助理教授

呂立德
正修科技大學通識教育中心專任副教授兼通識教育中心主任

王玉佩
正修科技大學通識教育中心專任教授

陳龍騰
正修科技大學通識教育中心專任教授

林秀珍
正修科技大學通識教育中心專任副教授

陳祺助
正修科技大學通識教育中心專任教授

單元一 公文 吳連堂
一、公文的意義
公文是處理公務的文書，有一定的製作、傳遞程序及格式。
公文的發文與受文者當中，至少有一方為機關。所謂機關，不限於「公務機關」，也包括一般的「私人機關」，只要它是處理公務，而不是私人的事務。如民眾與政府機關接洽公務，所使用的文書是公文，民眾與民營公司接洽事務，對該公司而言，屬於公司之「公務」，所用的文書也是公文。

二、公文的類別
依「公文程式條例」公文分為六種：
(一)令
公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
(二)呈
對總統有所呈請或報告時用之。
(三)咨
總統與立法院、監察院公文往復時用之。
(四)函
各機關處理公務有下列情形之一時使用：
1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4.民眾與機關間的申請與答復時。
(五)公告
各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。
 (六)其他公文
其他公文為其他因辦理公務需要之文書，依行政院祕書處《文書處理手冊》舉例，計有書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單共十六種。
本書因限於篇幅及實際授課需求，僅選定令、函、簽、公告四種說明。其中簽是承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

三、公文結構
構成公文的各部分，稱之為公文結構，一般公文結構，大略有以下項目，不過因公文類別或內容目的的不同，項目會有所增減。
(一)發文機關及文別
發文機關是發文的主體，文別是指公文的類別，發文機關必須用全銜，不可用簡稱，如「正修科技大學」不能簡寫成「正修科大」，「行政院原住民族委員會」不能簡寫成「原民會」。文別如「令」、「函」、「開會通知單」。
(二)發文機關資料
為便利公文收發機關或民眾間相互聯絡作業，有關相互往來之公文如函等，列有發文機關之相關資料，包括「地址」、「傳真」、「電話」、「電子信箱」及「聯絡人」等。「聯絡人」通常即為案件承辦人。
(三)受文者
受文者是公文行文的對象，機關應寫全銜，個人則寫姓名，姓名後加「先生」、「女士」或「君」。但公布法律的令，另有它的形式，不列「受文者」。公告因為是要使公眾周知，沒有特定的受文對象，也不列「受文者」。至於下級機關首長對直屬上級機關首長的簽，可將受文者寫在本文之後，只在對方的名銜之前加「謹陳」、「敬陳」字樣即可。
(四)發文日期
發文日期是公文發出的日期，以中華民國紀元為準，包括年、月、日。
(五)發文字號
發文字號是公文發文時編列的一組代字及號碼，以便於公文的查考及引據。「字」是承辦單位的代字，由機關自行訂定，如正修科技大學以「正工」代表「工學院」，「正企」代表「企業管理系」。至於「號」是包括年分及流水號的一組數字，通常為十碼，前三碼代表年分，之後為流水號，流水號於每年一月一日重新起算。如正修科技大學所發出的一份公文，字號為「正工字第0990005168號」，即代表「由工學院所承辦，於九十九年發出的第5168號公文」。
(六)速別
速別是指希望受文機關辦理本件公文的時限。公文的速別分為「最速件」、「速件」及「普通件」，發文機關應確實考量案件的緩急，註明「最速件」或「速件」，如為「普通件」則不必填列。一般公文的處理時限，最速件為一日，速件為三日，普通件為六日。
(七)密等及解密條件
密等是指公文的機密等級。機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書，國家機密文書的密等分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書則列為「密」等級。不屬機密文書則不必填列。保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件有「本件於公布時解密」、「本件至某年某月某日解密」、「本件於工作完成或會議終了時解密」等。
(八)附件
附件是隨同公文附帶遞送的物件。附件應註明內容名稱、媒體形式、數量等；附件有二種以上者，應分別標以附件一、附件二、……；附件未隨文發送者，應予註明；附件以正本為原則，如需附送副本收受機關，應在「副本」項內之機關名稱右側註明「含附件」。
(九)本文
即公文的主體。令可以不分段；函採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式；簽採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式；公告採「主旨」、「依據」、「公告事項」三段式。但「主旨」一段可完成者，不必強分二段、三段；二段可完成者，不必強分三段。詳細說明請參見令、函、簽、公告之結構與作法。
(十)正本
正本是指公文發送的主要對象，可以是一個機關或人民，或一個以上的機關或人民。
(十一)副本
公文有分行之必要者，為避免重複辦稿，可儘量利用副本。使用時機如受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。又如收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關。副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內「說明」段加敘請就某一事項予以處理。已抄送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本中列明者，即不必再答復。
(十二)署名
署名即在公文之末，由機關首長簽署職銜姓名，或加蓋印章，以示負責。上行文應署機關首長全銜、姓名；平行文及下行文則僅署首長職稱、姓名。遇有機關首長出缺由代理人代理首長職務時，由代理人署名；機關首長因故不能視事，如病假、事假、出國等，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。
(十三)印信
公文蓋用印信，目的在防止偽造、變造，以資守信；副本之蓋印與正本同。一般公文蓋用機關印信的位置，以在首頁右側偏上方空白處為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。不過目前政府單位、學校等為提升時效，多數公文已採電子交換方式傳遞，不用印信，而另以具有防偽功能，類似密碼的辨識方式處理。
(十四)副署
副署是依法應副署的人在公文的首長署名之後，加以署名，以示與首長共同負責之意。副署不是公文的必備要件，但依法應副署而未副署的公文，不具效力。