கணக்கேடுகள் பராமரிப்பு

கணக்குவைப்பு அல்லது கணக்கேடுகள் பராமரிப்பு அல்லது கணக்குப் பதிவியல் (Bookkeeping) என்பது நிதி பரிவர்த்தனை மற்றும் வணிகக் கணக்கியல் செயல்பாட்டின் ஒரு பகுதியாகும். பரிவர்த்தனைகளில் ஒரு தனிநபரின் அல்லது ஒரு நிறுவனத்தின், விற்பனைகள், கொள்முதல், ரசீதுகள் மற்றும் பணங்கட்டல் முதலியவை அடங்கும். ஒற்றைப் பதிவு மற்றும் இரட்டைப் பதிவு கணக்கு வாய்ப்பு முறைகள் உட்பட கணக்குவைப்பிற்குப் பல முறைகள் உள்ளன. இவை "உண்மையான" கணக்கு வைப்பு எனக் கருதப்பட்டாலும், நிதி பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவு செய்வதற்கான எந்தவொரு செயல்முறையும் ஒரு கணக்கு வைப்புச் செயல்முறையாகும்.^[1][2][3]

கணக்கு வைப்பு என்பது ஒரு கணக்கரின் வேலை. அவர் ஒரு வணிகத்தின் அன்றாட நிதி பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவுசெய்கிறார். அவர்கள் வழக்கமாக நாளேட்டில் பதிவு செய்கிறார்கள் (அதில் விற்பனை, கொள்முதல், ரசீதுகள் மற்றும் பணங்கட்டல் பதிவுகள் அடங்கும்). மேலும் ஒவ்வொரு நிதி பரிவர்த்தனையையும், பணமாக  இருந்தாலும் கடனாக இருந்தாலும், சரியான நாளேட்டில் ஆவணப்படுத்தப்படுகின்றன (அதாவது சில்லறை ரொக்க ஏடு,  வாடிக்கையாளர் பேரேடு  மற்றும் பொதுப் பேரேடு போன்றவை.) அதன்பிறகு, ஒரு கணக்காளர் கணக்கர் பதிவு செய்த தகவல்களிலிருந்து நிதி அறிக்கைகளை உருவாக்குகிறார்.

கணக்கர் கணக்குக்குகளை இருப்பாய்வு நிலைக்குக் கொண்டு வருகிறார்: ஒரு கணக்காளர் வருமான அறிக்கை மற்றும் இருப்புநிலைகளை இருப்பாய்வு மற்றும் கணக்கர் தயாரித்த பேரேட்டைப்  பயன்படுத்தித் தயாரிக்கலாம்.

கணக்கு வைப்புச் செயல்முறை முதன்மையாக, பரிவர்த்தனைகளின் நிதி விளைவுகளைப் பதிவு செய்கிறது.  கையேடு மற்றும் மின்னணு கணக்கியல் முறைக்கு இடையிலான ஒரு முக்கியமான வேறுபாடு, ஒரு நிதி பரிவர்த்தனையின் பதிவுக்கும் அது சம்பந்தப்பட்ட கணக்கில் இடுகையிடுவதற்கும் இடையிலான தாமதம்.

• சட்டம் சார்ந்த தேவையைப் பூர்த்தி செய்ய கணக்கு வைப்பு உதவுகிறது.
• செலுத்த வேண்டிய வரிகளை அறிய உதவுகிறது.
• நிறுவனத்தின் வணிக முன்னேற்றத்தை அறிய உதவுகிறது.
• குறிப்பிட்ட காலத்தில் நிறுவனத்தின் இலாப நட்டங்களை உறுதிப்படுத்த உதவுகிறது.
• காலவரிசையின் அடிப்படையில் அனைத்து வணிக பரிவர்த்தனைகளை முழுமையாகப் பதிவுசெய்ய உதவுகிறது.

ஒற்றைப் பதிவு கணக்கியல் முறை அல்லது ஒற்றைப் பதிவு மு��ை (Single Entry System or Single Entry bookkeeping) என்பது நிதித் தகவல்களைப் பராமரிக்கப் பயன்படுத்தப்பெறும் கணக்கியல் முறையாகும். இது பரிவர்த்தனையைப் பதிவு செய்வதற்கான முழுமையற்ற முறை என அழைக்கப்படுகிறது. பெரும்பாலான வணிகங்கள் இரட்டைப் பதிவுமுறையைப் பயன்படுத்தி அனைத்துப் பரிவர்த்தனைகளின் பதிவையும் பராமரிக்கின்றன.

கணக்கியலில் இரட்டைப்பதிவு கணக்கு வைப்பு முறை அல்லது இரட்டைப் பதிவு முறை (Double-entry bookkeeping system) என்பது வியாபார நிறுவனம் மற்றும் வியாபாரமல்லா நிறுவனங்கள் என்பவற்றில் இடம்பெறும் பலவிதமான நிதிக்கொடுக்கல் வாங்கல் ஊடுசெயல்களைப் பதிவு செய்வதற்கெனப் பின்பற்றப்படும் ஒர் அடிப்படை நியம முறையாகும். நிறுவனங்களின் நிதி நிலைமை, நாணய மதிப்பு, பலவகையான வர்த்தக நடவடிக்கையால் ஏற்பட்ட விளைவுகள் என்பவற்றைக் கணிப்பதற்கு இம்முறை பெரிதும் உதவுகின்றது.

நாளேடு என்பது அன்றாட நிதி பரிவர்த்தனைகளை விளக்கமாக மற்றும் காலவரிசையின் (நாட்குறிப்பு போன்ற) அடிப்படையில் பதிவு செய்யும் ஓர் ஏடு; இது முதன்மைப் பதிவு ஏடு என்றும் அழைக்கப்படுகிறது. பேரேடுகளுக்குப் பதிய ஏதுவாக நாளேடுகளில் விவரங்கள் முறையாக கொடுக்கப்பெற்று இருக்கவேண்டும். நாளேட்டில் பின்வருவன அடங்கும்:

• விற்பனை ஏடு (கடன் விற்பனை பதிவு செய்ய)
• விற்பனை திருப்ப ஏடு  (கடன் விற்பனை திருப்பம் பதிவு செய்ய)
• கொள்முதல் ஏடு (கடன் கொள்முதல் பதிவு செய்ய)
• கொள்முதல் திருப்ப ஏடு (கடன் கொள்முதல் திருப்பம் பதிவு செய்ய)
• ரொக்க ஏடு (பண பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவு செய்ய)

சில்லறை ரொக்க ஏடு என்பது சிறிய மதிப்புடைய பொருட்களை வாங்கி அதனைப் பின்னர் பேரேடு மற்றும் இறுதிக் கணக்குகளுக்கு மாற்றப்படுவதற்கு முன்பதிவு செய்யும் ஓர் ஏடு; இது காசாளரால் பராமரிக்கப்படுகிறது.

கணினி மயமாக்கப்பட்ட கணக்கு வைப்பு ஒரு வணிக நிறுவனத்தின் நிதி பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவு செய்யப் பயன்படும் பல "ஏடுகளை" நீக்குகிறது; அதற்குப் பதிலாக, தொடர்புடைய தரவுத்தளங்கள் இன்று பயன்படுத்தப்படுகின்றன. ஆனால் பொதுவாக, இவை ஒற்றை பதிவு மற்றும் இரட்டைப் பதிவு கணக்கு வைப்பு முறைகளின்  கணக்கு வைப்பு விதிமுறைகளை இன்னும் செயல்படுத்துகின்றன.