Document d'arxiu

Un document d'arxiu és una especificitat dins del concepte document que fa referència a tots aquells documents susceptibles de ser conservats en un arxiu.^[1]

El mot document prové, etimològigament, dels verbs llatins docere i memorare,^[2] i és un concepte més ampli que fa referència a qualsevol objecte material que sigui testimoni, registre o corroboració d'algun esdeveniment i que pot incloure's en alguna col·lecció.^[3]

En canvi, un document d'arxiu es distingeix pel fet que s'entenen com a tal a tot document produït o rebut per una persona o una institució durant el curs d'una gestió o activitat per a l'acompliment d'uns fins, i que per tant aquests documents són conservats com a prova o informació de la dita activitat o acció.^[2] Per tant aquests han d’estar relacionats amb un productor, és a dir, la persona o institució que els genera i, per tant, tot document d'arxiu a més de tenir una finalitat jurídica, administrativa o històrica, per exemple, també ha de tenir una procedència, fet que en arxivística ve indicat pel principi de provinença. El document d’arxiu, doncs, és qualsevol objecte material, en qualsevol forma o suport, la particularitat del qual és el fet d'ésser susceptible a la seva conservació en un arxiu, ja que manté una relació amb un productor, és a dir, és el resultat d’un procés humà del qual forma part en una cadena seriada i del qual n’és testimoni i prova, fet pel qual, normalment, és classificat i conservat en un arxiu pel seu valor testimonial, jurídic, històric, administratiu, etc. Pot incloure documents d’àmbit legal, jurídic o administratiu, i tota aquella documentació que prové de l’àmbit creatiu, informatiu, històric o testimonial, en un sentit més clàssic.^[4] Cal tenir en compte totes les variables que afecten a la seva producció de forma interna o externa i que converteixen al document d'arxiu en un document susceptible de ser arxivat, ja que no només és important el document com a objecte material sinó tot allò que hi està relacionat, és a dir, el seu context. Contràriament, un document que no tingui totes aquestes variables, únic i aïllat, no pot ser considerat document d'arxiu perquè no tindria sentit, tot i que si podria donar-se el cas que un sol document fos un "document d'arxiu" si aquest és considerat com a tal pels arxivers i si es pot definir com un fons.^[5]

Resumint: els documents d’arxiu són el reflex de les funcions i activitats de l’home, producte i testimoni d’una gestió, cosa que els fa susceptibles a ser conservats a un arxiu.^[5]

L'avenç històric del concepte ha estat molt important i ha permès ampliar el terme "document d'arxiu" de forma que ha inclòs un ampli i més variat ventall de materials documentals, adequant-se aquest a les necessitats i tendències de cada època.

En època clàssica, per exemple, la concepció del document d'arxiu anava lligada especialment al seu valor jurídic-administratiu, agafant matisos de document públic i per acreditar els drets i obligacions dels ciutadans en època romana. A partir d'aquí, i sobretot a partir del segle xix, el document d'arxiu va anar adoptant un valor cada cop més relacionat al seu valor testimonial, és a dir, al que pot oferir com a prova d'un fet, generalment, de naturalesa jurídica.^[6]

En l'actualitat el terme document d'arxiu ha evolucionat i la seva definició ha pres concepcions més obertes que han propiciat una actualització del terme que ha estat paral·lela a la mateixa evolució de la ciència arxivística.

Per una banda, s'han acceptat l'existència de nous formats i suports com a arxivístics, com poden ser el materials audiovisuals, informàtics, etc. Per altra banda, també s'ha superat la visió clàssica del document d'arxiu com a document exclusivament jurídic o administratiu o limitat a l'àmbit del document històric, ja que aquest també pot ser considerat com a patrimoni d'una cultura i garant dels drets i deures ciutadans i del bon funcionament i transparència de l'estat o de qualsevol institució o empresa.

Segons la NODAC o Norma de descripció arxivística de Catalunya (pàgina 180):^[7]"S'entén per document d'arxiu la informació registrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques e intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats. De la mateixa manera, l'abast de la norma inclou totes les variables internes i externes que caracteritzen els documents, com poden ser el suport i el format on es fixa el seu contingut o el tipus d'unitat documental, simple o composta, que constitueixen."

Una altra definició, aquesta més lligada a l'aspecte legal és, per exemple, la que ofereix de la Llei del Patrimoni Històric Espanyol, en la que es defineix el document relatiu a ser considerat patrimoni com a: "Document és tota expressió del llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport material, inclòs els suports informàtics. S'exclouen els exemplars d'edicions."^[8]

Característiques específiques, segons la Norma ISO 15489,^[9] per a considerar com a tal a un document d'arxiu:

• Context: el context en el qual el document d'arxiu va ser creat, rebut i utilitzat hauria de quedar patent en el mateix document. Dins d'aquest contxet s'inclou el procés de negociació de l'activitat o gestió pel qual es va elaborar, la data i hora de la seva realització i els participants en aquesta.

• Estructura: l'estructura d'un document d'arxiu, és a dir, el seu format i les relacions existents entre els elements que ho integren, hauria de romandre intacta, per tant, la vinculació arxivística existent entre documents simples, que es mantenen separats i es combinen per donar lloc a una unitat documental composta, hauria de romandre sempre present.

• Autenticitat: un document d'arxiu ha de ser autèntic, s'ha de poder prova que és el que afirma ser, que ha estat creat o enviat per la persona que s'afirma que ho ha creat o enviat i que ha estat creat o enviat en el moment que s'afirma. Per garantir l'autenticitat dels documents, les organitzacions haurien d'implantar i documentar polítiques i procediments per al control de la creació, recepció, transmissió, manteniment i disposició dels documents d'arxiu de manera que s'asseguri que els creadors dels mateixos estiguin autoritzats i identificats i que els documents estiguin protegits enfront de qualsevol addició, supressió, modificació, utilització o ocultació no autoritzades.

• Fiabilitat: un document d'arxiu ha de ser fiable, és a dir, el seu contingut pot ser considerat una representació completa i precisa de les activitats, les gestionso fets dels quals dona testimoniatge i al que es pot recórrer en el curs de posteriors activitats o gestions. Els documents d'arxiu haurien de ser creats en el moment, o poc després, en què té lloc l'operació o activitat que reflecteixen, per individus que disposin d'un coneixement directe dels fets o automàticament pels instruments que s'usin habitualment per realitzar les operacions.

• Integritat: un document d'arxiu ha de ser integre, és a dir, ha d'estar complet i inalterat, i per tant, cal protegir-lo contra modificacions no autoritzades. Les polítiques i els procediments de gestió de documents haurien d'especificar quines addicions o anotacions poden realitzar-se en un document després de la seva creació, en quines circumstàncies poden autoritzar-se aquestes addicions o anotacions i qui està autoritzat per dur-les a terme. Qualsevol anotació, addició o supressió autoritzada que es realitzi en un document hauria d'indicar-se de forma explícita i deixar traça.

• Usabilitat: un document d'arxiu ha de ser utilitzable, és a dir, ha de poder ser localitzat, recuperat, presentat i interpretat. La seva presentació hauria de mostrar l'activitat o operació que el va produir per tal de poder identificar un document en el context ampli de les activitats i les funcions de l'organització. A més, les indicacions sobre el context dels documents d'arxiu haurien de contenir la informació necessària per a la comprensió de les operacions que els van crear i van usar.

Segons la NODAC (pàgines 20-21),^[7] els documents d’arxiu es poden classificar segons la seva natura jurídica, la seva fase documental o el medi en el qual es plasmen a un suport, és a dir::

• Segons la naturalesa jurídica del productor:
  • Públics: els produïts o rebuts per persones o entitats públiques, o bé relatius al dret públic.
  • Privats: els produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques privades.

• Segons la fase documental o cicle vital, poden ser:
  • Actius: els que estan en tràmit o són d’ús habitual.
  • Semi-actius: els que han conclòs la tramitació ordinària i no s’utilitzen d’una manera habitual.
  • Inactius e històrics: els que, un cop conclosa la vigència administrativa immediata, posseeixen valors primordialment de caràcter cultural.

• Segons el llenguatge utilitzat a l’hora d’elaborar el document:
  • Textuals: documents en els que la informació està representada utilitzant un sistema de signes alfabètics o més d’un, llegibles amb l’ajuda d’una màquina o sense.
  • Cartogràfics: documents en els que la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica, amb els quals se pretén representar de manera objectiva la totalitat o una part de la superfície terrestre, de l'esfera celeste o d’un cos celeste, o de qualsevol entitat equiparable, real o irreal.
  • Icònics: documents en els que la informació es presenta mitjançant imatges que representen percepcions subjectives que reflecteixen una percepció, una perspectiva o un punto de vista. Inclouen dibuixos, cartells, gravats, gràfics, fotografies, etc.
  • Tecnogràfics: documents en los que la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica, amb els quals es pretén se representar de manera objectiva estructures, artefactes, éssers o objectes.
  • Audiovisuals: documents en els que la informació fixada es pot percebre o reproduir com a imatges amb so que transmeten l'efecte de moviment. Per extensió s’inclouen també les imatges amb moviment sense so incorporat.
  • Sonors: documents en els que la informació fixada es pot reproduir en forma de so.

Pel que fa als documents electrònics la NODAC^[7] considera que aquests constitueixen un cas a part i els defineix com a aquells en els quals la informació és manipulada, transmesa o processada per medis informàtics i, per tant poden posseir contingut, context i estructura que testifiquin l’activitat que els ha generat. Els documents electrònics presenten una sèrie de característiques i tipologies tan diverses (webs, bases de dades, missatgeria de correu electrònic, bústies de veu, etc.) que realment es fa difícil establir una classificació clara o bé emmarcar-los en classificacions documentals ja establertes.

En canvi, el Manual de l'Associació d'Arxivers de Catalunya,^[10] també té en compte altres classificacions, ja que en aquest es considera important categoritzar els documents d'arxiu en funció de la forma del document distingint entre documents simples i compostos, també coneguts com a unitats documentals simples o unitats documentals compostes per l'arxivística:

• Unitats Documentals Simples: document d'arxiu més bàsic i simple format per un sol document.
• Unitats Documentals Compostes: unitats arxivístiques reunides per raó d'un procés burocràtic o una pràctica administrativa i que per tant estan relacionades entre si, tenen un nexe diplomàtic.Dins d'aquesta classificació s'inclouen els expedients, els expedients no reglats, i els registres, per exemple.

• Alberch i Fugueras, Ramon... [et al.]. Manual d'arxivística i gestió documental. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya, 2009. ISBN 9788492248292. 
• Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. ISBN 8489384312. 
• Cruz Mundet, José Ramón. Diccionario de archivística : con equivalencias en inglés, francés, alemán, portugués, catalán, euskera y gallego. Madrid: Alianza, 2011, p. 146-149. ISBN 9788420652856. 
• Fuster Ruiz, Francisco «Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos». Anales de documentación: Revista de biblioteconomía y documentación. Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad de Murcia [Múrcia], Nº 2, 1999, p. 103-120. ISSN: 1575-2437 [Consulta: 21 juliol 2013].
• Heredia Herrera, Antonia. Lenguaje y vocabulario archivísticos: algo más que un diccionario. Sevilla: Consejería de Cultura de la Junta de Andalucia, 2007. ISBN 9788499590387. 
• "LEY 16/1985, de 25 de junio", del Patrimonio Histórico Español. Boletín Oficial del Esatado (BOE) nº155, Madrid 29 de junio de 1985. pàg. 20342 - 20352.
• Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). Barcelona : 2007. Generalitat de Catalunya, departament de cultura i mitjans de comunicació. pàg. 19 - 21.
• Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos de archivos. p. 96 - 97.

• Cicle de vida dels documents
• Document
• Document electrònic

• Arxiu General de la Universitat Autònoma de Barcelona Arxivat 2011-09-16 a Wayback Machine.(consulta : 29 octubre 2012)

• Norma UNE-ISO 15489: una guía para la gestión de los documentos de archivos Arxivat 2012-10-14 a Wayback Machine. (consulta : 2 desembre 2012) p. 96 - 97.

• "LEY 16/1985, de 25 de junio", del Patrimonio Histórico Español Arxivat 2012-04-12 a Wayback Machine.". Boletín Oficial del Esatado (BOE) nº155, Madrid 29 de junio de 1985. (consulta : 2 desembre 2012) p. 20342 - 20352.

• Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC) Arxivat 2012-04-12 a Wayback Machine.. Barcelona : 2007. Generalitat de Catalunya, departament de cultura i mitjans de comunicació. (consulta : 2 desembre 2012) p. 19 - 21.

• Normativa legal sobre el Patrimoni històric a Catalunya. (consulta : 3 novembre 2012)