Informationsmanagement

Unter Informationsmanagement [-ˌmænɪdʒmənt] werden verschiedene Maßnahmen zur kontextgerechten Bereitstellung und Dokumentation von Informationen vor allem in und für Unternehmen subsumiert. Informationsmanagement kann als Bestandteil des Managements oder als Aufgabe einer eigenen Dokumentationseinrichtung verstanden werden.

Die Grenzen zwischen Informationsmanagement, Wissensmanagement und Dokumentation sind nicht immer eindeutig zu ziehen. Im Gegensatz zu Wissensmanagement befasst sich Informationsmanagement nicht mit individuellem und organisationalem Lernen.

Informationsmanagement beinhaltet alle "(...) Managementaufgaben, die einerseits auf drei Ebenen (entsprechend den behandelten Objekten)

• Informationswirtschaft (Gegenstand: Angebot und Nachfrage von Information)
• Informationssysteme (Gegenstand: Daten, Prozesse, Anwendungssysteme)
• IuK-Technologie (Gegenstand: Speicherung, Verarbeitung, Kommunikation)

andererseits über die Ebenen hinweg als

• Führungsaufgaben (Gegenstand: IM-Bedeutung, IM-Aufbauorganisation, IM-Personal, IV-Controlling)

realisiert werden müssen."

Dieses Konzept ist auch als Rahmenmodell von Krcmar bekannt.

• Langfristige Planung zur Weiterentwicklung der IT
• IT als Mittel zur Stärkung der strategischen Position des Unternehmens.
• Information als Unternehmerische Ressource
• Wirksame und wirtschaftliche Versorgung des Unternehmens mit den notwendigen Informationen
• Mgmt. der eingesetzten technischen und personellen Ressourcen

Informationsmanagement wird verstanden als "das Leitungshandeln (das Management) in einem Unternehmen in Bezug auf Information und Kommunikation" und umfasst damit "alle Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation ... befassen". Sämtliche Aufgaben, die sich mit Information und Kommunikation befassen, werden unter dem Begriff Informationsfunktion zusammengefasst. Das Modell von Heinrich ist dem leitungszentrierten Ansatz des Informationsmanagements zuzuordnen.

Ziel des Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen, die eine optimale Erfüllung der Informationsfunktion ermöglicht und damit einen ebenfalls optimalen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.

Für die Umsetzung der Ziele werden Aufgaben des Informationsmanagements auf strategischer, administrativer und operativer Ebene definiert. Auf strategischer Ebene wird die Informationsinfrastruktur geplant, überwacht und gesteuert; auf administrativer Ebene finden ebenfalls Planung, Überwachung und Steuerung statt, allerdings für die Komponenten der Informationsinfrastruktur - also z.B. für Anwendungssysteme und Mitarbeiter. Die operative Ebene umfasst Aufgaben der Nutzung der Informationsinfrastruktur (Netzdienste, Wartung etc.).

Auf jeder Aufgabenebene können Methoden und (Software-)Werkzeuge eingesetzt werden. Die Gesamtheit aller dieser Methoden und Werkzeuge und ihre Anwendung zur unternehmensweiten Planung, Analyse, Entwurf und Umsetzung von Anwendungssystemen wird Information Engineering genannt.

Quelle: Heinrich, L. J.: Informationsmanagement. Seit 1985 im Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München / Wien, 8. Auflage 2005

Informationsressourcenmanagement befasst sich mit der Nutzung, Planung und Steuerung von externen und internen Informationsressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Information wird als Produktionsfaktor verstanden. Das Management hat hier die Aufgabe, die Verfügbarkeit der Produktionsfaktoren sicher zu stellen und geeignete Betriebsmittel zur Deckung der Nachfrage nach Information bereit zu stellen. Dazu gehört auch die Schaffung und Pflege der inner- und außerbetrieblichen Einrichtungen zur Informationsversorgung.

Der Betrachtungspunkt liegt hier auf dem Umgang mit Information am (persönlichen) Arbeitsplatz (engl.: Information Handling). Das Management unterstützt die individuelle Informationsverarbeitung durch Wahrnehmen operativer und administrativer Aufgaben.

Bei diesem Ansatz wird die Unternehmensorganisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Das Management umfasst die Integration der Funktionsbereiche in die Informationsverarbeitung.

Das Management handelt leitungsorientiert in bezug auf Information und Kommunikation im Unternehmen. Umfasst werden dabei alle Führungsaufgaben, die sich mit Kommunikation im Unternehmen und im unmittelbaren Unternehmensumfeld befassen.

Dieser Ansatz wird vertreten von Heinrich, L. J.: Informationsmanagement. Seit 1985 im Oldenbourg Wissenschaftsverlag, neueste Auflage 2005.

Aufgabe des Managements ist es, das informationswirtschaftliche Gleichgewicht im Unternehmen oder der Organisation sicherzustellen. Information wird als Produktionsfaktor verstanden, kann also hergestellt werden. Der Aufgabenbereich umfasst:

• Erfassen des Informationsbedarfs : Alle zur optimalen Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen müssen identifiziert werden und detailliert verfestigt werden. Notwendig ist hier die Präzisierung des Informationsinhaltes, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes.
• Planen des Informationsangebotes: Alle internen Informationsbestände und Informationsquellen müssen erfasst werden. Ebenso muss das externe Informationsangebot analysiert werden. Diese Schritte resultieren in die Definition eines Informationsquellenportfolios.
• Verfügbarmachen der benötigten Information: Der Zugriff auf interne Informationsquellen muss in technischer und rechtlicher Hinsicht sichergestellt werden, dies gilt auch für externe Informationsquellen. Information muss geeignet aufbereitet werden (physisch und logisch).
• Organisation der Informationsversorgung: Information muss den Organisationseinheiten zugeordnet werden und durch geeignete policies geregelt werden. Die Verantwortung für Pflege der Datenbestände muss festgeschrieben werden. Die Informationsnutzung muss mit geeigneten Mechanismen und Verfahren erfolgen.

Die oben genannten Aufgaben sind eine grobe Beschreibung der Analyseaufgaben, strategischen Aufgaben, Realisierungsaufgaben und operativen Aufgaben des Informationsmanagements.

Das Management von Informationssystemen befasst sich mit dem Einsatz von Informationstechnik und -technologie zur Erfüllung und Unterstützung der betrieblichen Informationsaufgaben (siehe Abschnitt ´Management von Information´). Die Definition des Informationssystems ist wissenschaftlich noch umstritten, im Allgemeinen fasst man hier jedoch das (Anwendungssystem)+(Mensch)=(Informationssystem) zusammen. Als Anwendungsystem wird (Hardwaresystem)+(Softwaresystem)=(Anwendungsystem) verstanden. Der Aufgabenbereich umfasst

• Generierung von Projektideen:

1. (wirtschaftlich) Nach attraktiven Anwendungsbereichen der Informationstechnik und -technologie wird gesucht und weiterhin werden die für den Unternehmenserfolg kritischen Geschäftsbereiche identifiziert. Als Ergebnis werden Verbesserungsvorschläge und organisatorische Innovationen generiert, die mit geeigneter Informationstechnik und -technologie verknüpft werden.
2. (wissenschaftlich) Nach attraktiven Anwendungsbereichen der Informationstechnik und -technologie wird gesucht und neue Nutzungsmöglichkeiten der Informationstechnik und -technologie werden identifiziert. Nach Bewertung der Nutzbarkeit der unterschiedlichen Techniken und Technologien können Einsatzbereiche erarbeitet werden.
3. (anwendungsorientiert) Nach Einsatzmöglichkeiten der Informationstechnik und -technologie, die ein Verbesserung und/ oder Erweiterung der bestehenden Anwendungssysteme zur Folge haben, wird gesucht. Dabei werden Lücken und Schwächen bestehender Systeme aufgedeckt und geeignete Techniken und Technologien identifiziert, die bei dem jeweiligen Anwendungssystem eine Verbesserung bzw. Erweiterung bewirken.

• Zusammenstellung des Projektportfolios: Die Projekte werden anhand ihrer Ziele und Inhalte sowie unter Bestimmung des Zeit- und Ressourcenbedarfs definiert. Nach Analyse von Projektabhängigkeiten kann eine Bewertung und Auswahl der Projekte nach geeigneten Kriterien erfolgen (z.B. wirtschaftlicher Nutzen).
• Realisierung der Anwendungsysteme: Die Realisierung ist Aufgabe der Softwaretechnik, bzw. des Systems Engineering.
• Einführung der Anwendungssysteme: Neue Systeme müssen sowohl technisch (z.B. Installation und Integration), organisatorisch (Einführung neuer oder geänderter Arbeitsabläufe) als auch personell (Bekanntmachung, Einarbeitung, Akzeptanz) eingeführt werden.

Die strategischen Aufgaben des Informationsmanagements umfassen nach L. J. Heinrich

• Strategische Situationsanalyse, Bestimmung der strategischen Rollen der Informationsfunktion
• Strategische Zielplanung, Festlegung der strategischen Ziele in der Informationsinfrastruktur
• Strategie-Entwicklung, Entwicklung der Strategie
• Strategische Maßnahmenplanung, Entwicklung des strategischen Plans
• Beschaffung von Information, Informationsbeschaffung für die Planung, Überwachung und Steuerung zur wirksamen Schaffung, Aufrechterhaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur

Die strategische Ebene der Aufgaben des Informationsmanagements sind in der Sichtweise von Information als strategischer Erfolgsfaktor begründet. Die strategische Ebene schafft die Voraussetzungen für die Gestaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur auf administrativer Ebene. Es wird folglich die Architektur der Informationsinfrastruktur festgelegt.

Die Situationsanalyse geht der Zielplanung voraus und umfasst die Bestimmung der Rollen der Informationsfunktion sowie die Ermittlung der inner- und außerbetrieblichen Bedingungen für die Umsetzung des Leistungspotenzials der Informationsfunktion. Man kann vier strategische Rollen für Informationsfunktionen unterscheiden:

1. Unterstützung, das zukünftige und gegenwärtige Leistungspotential wird gering eingeschätzt. Der Stellenwert des Informationsmanagements im Unternehmen ist gering, es fallen in erster Linie operative Aufgaben an (Betrieb gegenwärtiger Informationssysteme).
2. Durchbruch, das zukünftige Leistungspotential ist hoch einzuschätzen, bei gegenwärtig geringem Leistungspotential. Der Stellenwert des Informationsmanagements wird forciert, dadurch entstehen strategische und administrative Aufgaben (Aufbau einer leistungsfähigen Informationsinfrastruktur)
3. Fabrik, der hohe Stellenwert des Informationsmanagements wird in Zukunft abgesenkt, Es fallen administrative Aufgaben zur Pflege und Weiterentwicklung vorhandener Informationssysteme an, operative Aufgaben bleiben bestehen
4. Waffe, bei gegenwärtig hohem Stellenwert den Informationsmanagements, wird dieses weiter forciert. Es fallen Aufgaben aus allen Teilbereichen des Informationsmanagements an (strategisch, administrativ, operativ)

Die Strategische Situationsanalyse lässt sich in weitere Teilbereiche unterteilen, zum Beispiel in

• Analyse der Wettbewerbssituation
• Analyse der Informationsinfrastruktur
  • Komponentenanalyse
  • Eigenschaftenanalyse
• Umweltanalyse

Die einzelnen Prozesse der Analysen verlaufen analog. Zuerst werden die Faktoren bestimmt, die die Materie charakterisieren, dann wird der Ist-Zustand erhoben und dem Soll-Zustand gegenüber gestellt, nachdem dieser definiert wurde.

Die Strategische Zielplanung ist Voraussetzung für die Strategie-Entwicklung und die strategische Maßnahmenplanung. Ihr geht die Situationsanalyse voraus. Ziel der strategischen Zielplanung ist die Festlegung der Sach- und Formalziele im Unternehmen (strategische Ziele). Dies kann reagierend, agierend oder interagierend erfolgen. Folgende Punkte sind zu definieren:

• Ausgangssituation, siehe Situationsanalyse
• Zielinhalte, Gegenstand der Zielplanung, Worum geht es?
• Maßstäbe, Definition der Messgrößen
• Ausmaß der Zielerreichung, Verbesserungsanspruch, Wie viel soll erreicht werden?
• Zeitmaß, Zeitvorgabe, Bis wann soll es erreicht werden?

Sind die obigen Punkte definiert, geht man in die Strategie-Entwicklung über.

Die Strategieentwicklung legt die Art und Weise (Strategie) fest, nach der die strategischen Maßnahmen ergriffen werden sollen. Sie ist daher die Voraussetzung für die strategische Maßnahmenplanung. In die Entwicklung einbezogen werden die Komponenten und Eigenschaften der Informationsinfrastruktur sowie die Formalziele des Unternehmens. Ergebnis der Entwicklung sollte eine konsistente Strategie sein, die die Kultur und die Eigenschaften des Unternehmens einbezieht. Man klassifiziert Strategien

• Momentum-Strategie
• aggressiv
• moderat
• defensiv

je nach Ihrer Ausprägung.

Aufgabe der strategischen IT-Planung ist es, den strategischen IT-Plan für die unternehmensweite, langfristige und die Wettbewerbsposition positiv beeinflussende Gestaltung der Informationsinfrastruktur zu erarbeiten. Dabei wird vom Ergebnis der strategischen Situationsanalyse und dem der strategischen Zielplanung unter Berücksichtigung der IT-Strategie ausgegangen. Die Maßnahmen zur Erreichung der strategischen IT-Ziele im Rahmen der IT-Strategie, also die strategischen Maßnahmen zur Gestaltung der Informationsinfrastruktur, werden entwickelt und die dafür erforderlichen Budgets geplant. Mit der strategischen Maßnahmenplanung wird der Aktionsspielraum (das Erfolgspotenzial) für die planbaren Erfolgsrealisierungen auf der administrativen und der operativen Ebene des Informationsmanagements geschaffen.

Siehe

• Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung
• Controlling

• Informationslogistik

Siehe auch: Expertensystem, Fachinformation, Wissensrepräsentation, Information Broker

Seit einigen Jahren gibt es an Universitäten und Fachhochschulen Studiengänge Informationsmanagement.

• Informationsmanagement und Informationstechnologie an der Universität Hildesheim
• Informationsmanagement an der Universität Koblenz-Landau (Bachelor of Science / Master of Science)
• Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation an der Fachhochschule in Neu-Ulm
• Informations- und Wissensmanagement an der Fachhochschule Darmstadt

Wesentlich weiter verbreitet als Studiengänge ist Informationsmanagement als Fach bzw. wissenschaftlich gesehen als Teilgebiet der Wirtschaftsinformatik, beispielsweise an der Universität Linz seit 1985, eingeführt von L. J. Heinrich und seit 2004 fortgeführt von F. Roithmayr. Im Zusammenhang damit und diversen einschlägigen Forschungsprojekten entstand des in 8. Auflage 2005 vorliegende Lehr- und Handbuch "Informationsmanagement", Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München/Wien 2005.

• Helmut Krcmar: Informationsmanagement. Springer, Berlin, u. a. 2002 (neueste: 2005), ISBN 3-5404-3886-6
• R. Zarnekow, W. Brenner, H. Grohmann (Hrsg.): Informationsmanagement. dpunkt.verlag, Heidelberg, 2004, ISBN 3-898-64278-X (Rezension und Auszüge)
• R. Zarnekow, W. Brenner, U. Pilgram: Integriertes Informationsmanagement: Strategien und Lösungen für das Management von IT-Dienstleistungen. Springer Verlag, Wiesbaden, 2004, ISBN 3-540-23303-2
• J. Schwarze: Informationsmanagement: Planung, Steuerung, Koordination und Kontrolle der Informationsversorgung im Unternehmen. Verlag Neue Wirtschafts-Briefe, Herne, 1998
• Lutz J. Heinrich et al.: Informationsmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung der Informationsinfrastruktur. 8. Auflage, Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München/Wien, 2005, ISBN 3-486-57772-7
• Knut Hildebrand: Informationsmanagement: Wettbewerbsorientierte Informationsverarbeitung mit Standard-Software und Internet. 2. Auflage, R. Oldenbourg Verlag, München/Wien, 2001, ISBN 3-486-25608-4
• Christian Schlögl: Bestandsaufnahme Informationsmanagement. Deutscher Universitätsverlag, ISBN 3-8244-7349-6
• Jörg Biethahn, Harry Mucksch, Walter Ruf: Ganzheitliches Informationsmanagement. Band 1: Grundlagen, 6. Auflage, Oldenbourg-Verlag, ISBN 3-486-20020-8

ITIL

• Kompetenzzentrum Industrialisierung des Informationsmanagements (Universität St. Gallen): http://iim.iwi.unisg.ch

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